U današnjem ubrzanom poslovnom okruženju, većina profesionalaca suočava se sa određenim postotkom uredske gungule. Napokon, pronaći vrijeme kako biste se doveli u red je otežano zbog učestalih rokova ili priprema za nadolazeće sastanke. Usprkos dobrim namjerama, održavanje dobro organiziranog radnog prostora često se ne nalazi na visokoj poziciji liste prioriteta.Ali trebalo bi.
Iako niste možda svjesni, rad u neurednom okruženju može uzrokovati padom vaše učinkovitosti i povećanom razinom stresa. Jeste li ikada zbog neraspoređenih podsjetnika, zaboravili izvršiti neki zadata ili još gore, propustili obaviti telefonski poziv od iznimne važnosti? Jeste li ikada bili suočeni sa ponovnim izvršavanjem zadatka u zadnjim minutama roka zbog toga što ste, u hrpi papira izgubili originalni primjerak već izvršenog? Koliko vam je vremena potrebno kada vas nadređeni zamoli za primjerak nekog dokumenta, a vi potrošite tko zna koliko vremena pokušavajući pronaći traženo? Događaju li vam se ovakve situacije, makeover vašeg radnog mjesta je neizbježan.
Kako se organizirati
Počnite sa čistom površinom. Pažljivo očistite svoj radni stol, police, ladice i ostale dijelova uredskog namještaja. Poslužite se krpom i sredstvom za čišćenje kako bi očistili i one dijelove koji tjednima nisu vidjeli svjetla, možda čak mjesecima.
Ne bojte se kante za smeće. Pregledavajući vaše zabilješke, stare dokumente, isječke iz novina, i ostale komade papira koji vam stvaraju nered, zapitajte se: Trebam li ja doista sve ovo? Prilikom čišćenja nemojte zaboraviti kako sve stare, ali ipak "osjetljive" podatke treba trajno uništiti – najbolje ih je propustiti kroz shredder.
Uđite u unutrašnjost uredskog namještaja. Kada odlučite što želite zadržati, raspodijelite hrpe po mapama, označite bojama ili nazivima, ili se poslužite spajalicama kako bi svojoj organizaciji pridodali napore. Također razmislite o kupnji ili nabavi bar dnevnog planera, jer takva investicija je isplativa.
Pravilno sortirajte papire. Što više truda uložite u sortiranje dokumenata i dopisa, više ćete uspjeha imati kada se sučite s njima. Svatko izabire svoju metodu koja ima upitan učinak. Netko sortira prema datumu, netko prema aktivnim ili pasivnim dokumentima ili na mnogo različitih načina. Ključ sve je razviti jednostavan i osjetljiv sustav koji će vaše traganje za nečim znatno olakšati i najbolje će vam odgovarati.
Ne zaboravite računalo. Suočite li se sa velikim spremanjem vašeg radnog mjesta, nikako nemojte zaboraviti očistiti vaše računalo, što podrazumijeva ekran, tipkovnicu, ali i dušu vašeg stroja. Dakle, sjetite se i gomile dokumenta razbacanih po hard discu ili desktop-u. Sortirajte sve u uredno posložene direktorije, kao što ste učinili i sa svim onih hrpama papira.
Ostanite organizirani
Na radnoj površini držite samo neophodno za rad. Primjerice, olovku i rokovnik, koji će vam biti neophodni želite li nešto zapisati ili zabilježiti tijekom telefonskog razgovora.
Ne lijepite posjetnike po monitoru vašeg računala jer se mogu lako zagubiti. Umjesto toga, koristite svoj dnevni planer.
Odjavite se sa newslettera koje inače ne pregledavate. To će spriječiti pretrpanost vaše elektroničke pošte.
I svakako se ponovno sjetite ponekad očistit vaše radno mjesto.
Čisto radno mjesto pridonijet će vašoj produktivnosti, i omogućiti vam da zadane zadatke izvršavate brzo i učinkovito.(V.K.)
Izvor:
MSN
