Znate li kuda cure informacije
Moderan pristup poslovnom obavještajstvu (business inteligence) tvrdi – industrijska špijunaža je mrtva. Nema više potrebe slati specijalno obučene tajne agente oboružane mikrokamerama i prislušnim aparatima, sve su informacije legalno dostupne onome koji ih želi pronaći.
Provjerite koliko su, legalno ili ne, dostupne vaše!
Znaju li svi vaši zaposleni što smatrate poslovnom tajnom
Naravno da su to ponude, ugovori, financijski pokazatelji, razvojni i investicijski planovi, tehnološki postupci i recepture.
Međutim, poslovna tajna bi trebala biti i tko su vaši klijenti, što i koliko naručuju od vas, tko su vam dobavljači, što i koliko naručujete od njih te koliko ste zadovoljni jednima i drugima. Ili na primjer, kakve ste interne procedure i radne postupke razvili, koje imate baze podataka, koje su vaše cijene koštanja u odnosu na prodajne cijene i kako radite interne kalkulacije
Čak i naoko bezazlene informacije mogu vašoj konkurenciji odati puno – spremate se u nabavu nekog specijaliziranog softvera ili zapošljavate nekoliko novih ljudi određene struke – znači, kod vas se nešto događa. Ili razvijate novi proizvod i širite poslovanje ili su vas iz nekih razloga napustili ključni suradnici (upravo zato neke tvrtke rado ostaju anonimne i angažiraju agencije za pronalaženje kadrova).
Dovoljno je upitati se koje biste informacije vi rado saznali o svojoj konkurenciji pa da zaključite što sve nikako ne biste htjeli da ona dozna o vama.
Možda mislite kako se čuvanje informacija podrazumijeva, kako vaši zaposleni sve to znaju sami od sebe. Uostalom, svaki od njih se je obavezao na čuvanje poslovne tajne kod potpisivanja ugovora o radu, zar ne?
Na žalost, svakodnevni radni i životni izazovi stavljaju vaše zaposlene na kušnju, a odavanje povjerljivih informacija, kao što ćemo vidjeti u nastavku, često nije niti namjerno.
Ne bi bilo loše u godišnjim planovima internih edukacija (imate ih, zar ne?) predvidjeti i predavanje o poslovnoj tajni. Možete se onda povremeno okupiti unutar odjela, razmijeniti iskustva i prokomentirati situacije u kojima bi čuvanje poslovne tajne moglo biti ugroženo.
Koliko su vaši ljudi zadovoljni primanjima i ostalim beneficijama
Teško da možete sve svoje zaposlene plaćati više nego što netko može jednog od njih potplatiti i saznati ono što želi. Ipak, ako su vaši ljudi prisiljeni raditi dodatne poslove popodne i vikendom, povećava se mogućnost spontanog odljeva informacija.Zadovoljstvo radnim mjestom, podizanje svijesti i osjećaja pripadnosti tvrtki važna su brana tom odljevu.
Koje su informacije dostupne na internetu
Pregledate li poslovne web stranice uočiti ćete različite pristupe.
Na stranicama nekih tvrtki nalazi se mnoštvo osobnih podataka – točna imena zaposlenih i funkcije unutar tvrtke, možda i njihove fotografije, tko su članovi upravnih i nadzornih odbora, zatim detaljni popisi tvrtki s kojima su surađivali, popis projekata na kojima su radili, fotografije sa zadnjeg team-buildinga i sl.
Druge su potpuno netransparentne – samo kratko o povijesti tvrtke, općenito izražena vizija, misija i politika kvalitete (imaju je drugi pa su i oni stavili nešto), informacije o proizvodima i uslugama koje nude te kontakt podaci odjela prodaje.
Ono što je na internetu dostupnije je nego napisano na zidu glavnog kolodvora. Morate li baš staviti točne podatke o vašim klijentima, tko su vam suradnici i koje ste nove strojeve nabavili?
Što ćete staviti na svoje web stranice ovisi i o tome koliko ste veliki ili koliko ste mali. I koliko se sigurno osjećate. Ako ste veliki, možete si dozvoliti više podataka. Ako ste mali, pokušat ćete izgledati većima skrivajući se iza općih podataka i neutralnih naziva – odjel prodaje, odjel marketinga i odjel servisa, iako iza svega toga stoji možda samo jedna osoba. No to je već neka druga tema.
Gdje umnožavate i uvezujete svoju dokumentaciju
Imate li vlastiti odjel za umnažanje i uvez ili sve prepuštate obližnjoj fotokopiraonici? Jeste li se ikad upitali koliko u nju možete imati povjerenja?Znate i sami da je pritisnuti umnažanje "puta tri" ili "puta četiri" u osnovi isti pokret. Kuda bi mogla otići ona višak kopija? Nije rijedak slučaj da naiđete na gužvu pa vam kažu – ostavite papire i dođite po njih kasnije. I više nemate nikakvog nadzora što se u međuvremenu s vašim dokumentima događa.
Uzmete li u obzir da zaposleni u kopiraonicama ne spadaju u kategoriju najbolje plaćene radne snage ili su to studenti koji su plaćeni još manje i znaju da su tu samo privremeno – i evo još jednog razloga za glavobolju.
Ne možete li si priuštiti vlastiti odjel za umnažanje i uvez, imajte barem jedan fotokopirni aparat i dogovorite što može ići na umnažanje izvan tvrtke, a što ostaje unutar četiri zida.
U slijedećem nastavku čitajte više o tome kamo odlazi ono što više ne trebate, tko održava vaša računala, kako posjetitelji ulaze u vaše prostore i gdje ih primate te je
li potrebno obratiti pozornost na onoga koji čisti prostorije.
Autor: Olga Štajdohar Pađen
(V.K.)
Izvor:
