Nedajte se zavarati; iako su e-mailovi brze i neformalne prirode, postoji cijeli niz "što činiti" i "što ne činiti" natuknica koje je preporučljivo pratiti prilikom slanja elektroničke pošte. Zabrinuti?
Ne brinite se, donosimo vam kratki i jednostavni vodič s preporukama kako ispravno poslati e-mail.
Svakako činiti
Pritisak na oznaku "slanje" (send) može imati kobne posljedice ne pročitate li tekst još jedanput prije slanja. Svjesni ste činjenice kako se čak i izgovorene riječi ponekad mogu krivo protumačiti? E-mail može prouzročiti iste posljedice.Preporučljivo je pročitati svoj e-mail još jedanput prije slanja kako bi se uvjerili da vaše riječi ne zvuče sarkastično ili nepristojno. Možete misliti kako ustvari ostavljate dojam "nevinog", ali zapamtite kako osoba koja prima i čita vaš e-mail ne čuje vaš glas niti vidi vaše prijateljske izraze lica i gestikulacije.
Oraspoložite tekst
Kada se nalazite u dvoumici treba li dodati neko obilježje tekstu, najčešće se poslužite već ustaljenim tzv. smile simbolima.
Drugi način na koji možete osvijetliti ono što bi se moglo protumačiti kao ljutnja ili sarkazam je pisanje raznih akronima ili bilo kakvog kratkog teksta koji će ukazivati kako je riječ o šali, kao npr. popularno HA HA!
Kako se u današnje vrijeme veliki broj e-mail poruka piše i engleskim jezikom možete se poslužiti i sljedećim poznatim akronimima.
Budite kratki i slatki
Neke osobe su bombardirane stotinama e-mailova svaki dan, te nemaju vremena svaki pomno iščitavati. Pišite kratke poruke. Želite li potvrditi primitak e-maila, ne trebate pisati cijeli roman. Odgovorite jednostavno: Primio sam tvoj/Vaš e-mail, hvala.
Upisujte predmet (subject) svoje e-mail poruke
Kada upisujete predmet (subject) e-mail poruke, pobrinite se kako bi njezin sadržaj bio što određeniji. "Pozdrav" ili "Poruka od Ivana" ne određuje u potpunosti sadržaj poruke. To vašem primatelju samo otežava sortiranje nepročitanih, ali i pročitanih e-mailova. Naslovi, kao "Informacija o sastanku" ili "Savjet za problem" su puno jasniji i određeniji. Svaku riječ u predmetnici, preporučljivo je započinjati velikim slovom; tako će predmet biti vidljiviji.
Svakako ne činiti
Izbjegavajte velika slovaTeško je povjerovati koliki se broj argumenata dobije putem e-maila, a počinju divljački ili sarkastično. Cijele riječi napisane velikim slovima te nekoliko uskličnika na kraju rečenice.
Velika slova koristite rijetko i u pravom kontekstu.
Nemojte biti osobni
Ono što pišete mogu, osim osobe kojoj šaljete, pročitati i ostali ljudi. Poruka se može proslijediti, a ponekad se to događa slučajno. Budite oprezni gdje pišete e-mail, s obzirom da neki zaposlenici imaju pristup vašem kompjuteru.
Nemojte glumiti komedijaša
Dobro odaberite kome prosljeđujete šale. Nikad nemojte poslati svima koje imate u adresaru. Nemaju svi isti smisao za humor i netko bi se lako mogao uvrijediti. Nikako nemojte slati prostačke e-mailove ili lance sreće vašem nadređenom, osim ako ih on ne zahtijeva.
Budite oprezni kad prosljeđujete e-mail. Primanje velikog broja proslijeđenih dnevnih e-mailova može svakoga iritirati, pogotovo ako nisu smiješni. Zapamtite da ne šaljete prostačke e-mailove kolegama na poslu. Nikad ne znate tko njih kontrolira i koliko bi problema mogli imati zbog toga.
(V.K.)
Izvor:
AskMen
