Poslovni e-mail mora biti jasno i sažeto napisan, a u praksi se na njega odgovara najkasnije u roku od 24 sata od primitka
Bilo da odgovarate na e-mail dobrom prijatelju ili poslovnom partneru, ako je poruka poslovnog karaktera, morate se pridržavati nekih pravila. Abeceda poslovnog e-maila ne poznaje viceve, lošu gramatiku niti nepravilnu uporabu riječi.
Jasno i sažeto
Poslovni e-mail mora biti jasno i sažeto napisan. Kao i bilo koji drugi važan dokument, i e-mail morate pažljivo pročitati i urediti ga prije nego ga pošaljete. Osoba koja dobije vaš e-mail mora iz njega razumjeti zašto je napisan te odmah prepoznati sve važne informacije.
Potpis
Činjenica je da zaposlenici svakodnevno prime stotine nepoželjnih e-mailova. Stoga je važno da uključite "Subject line", kako bi primalac mogao prepoznati od koga dolazi poruka i kakva je važnost poruke. Primjerice: John Smith – ažuriran proračun za oglašavanje. Također, preporučljivo je na dnu e-maila imate napisano svoje ime i prezime, poziciju u tvrtki te službeni kontakt.
Napomena o povjerljivosti
Nadalje, u e-mailovima nije preporučeno pisati povjerljive podatke, poput ulaznih šifri ili tome slično. Ipak, kada šaljete e-mail sa službenim podacima nemojte zaboraviti uključiti napomenu da je ova poruka namijenjena samo za navedeno ime primatelja. Ta poruka se šalje u slučaju da napravite pogrešku i upišete krivo ime primatelja.
Odgovorite u roku od 24 sata
Na e-mail je važno odgovoriti na vrijeme. Pravilo u praksi je odgovoriti na e-mail u roku od 24 sata od primitka. Ipak, ako ste u mogućnosti, pokušajte na dobiveni e-mail odgovoriti što ranije, barem s kratkom porukom da ste obavijest primili te da ćete detaljniji e-mail poslati kroz neko vrijeme.
Out of office
Ukoliko, pak, odlazite na godišnji odmor ili neko vrijeme nećete biti prisutni u uredu, važno je putem odgovarajućeg sustava postaviti automatski odgovor da vas nema u uredu, poznatiji kao "out of office". U poruci morate navesti da nećete moći pročitati poruke do određenog vremena, kao i navesti kontakt osobe koja vas na poslu mijenja. (A.T.)
Izvor:
AskMen
