Kamo odlazi ono što više ne trebate?
Pretpostavimo da ste ekološki svjesni i papir odlažete u kartonske kutije za skupljanje starog papira u hodnicima vaše tvrtke. Možda ste smješteni u zajedničku poslovnu zgradu s još nekoliko tvrtki – tko još odlaže papir u iste te kutije? Tko ih prazni i kamo odlazi njihov sadržaj?
Zašto bi ovo moglo biti važno? Zamislite sasvim uobičajenu situaciju – isprintali ste ponudu i pronašli nekoliko pogrešnih slova. Nije problem, papir u stari papir, ispravak i novo printanje. No u bačenoj verziji ponude pišu i naručitelj i opseg posla, cijena i rokovi plaćanja...
Investirate li u rezač papira i dalje možete biti ekološki svjesni, a sačuvati podatke koje treba sačuvati.
Papir nije jedini nosač informacija. Što se događa sa starim računalima kada nabavite nova? Da li samo prekopirate sadržaj ili ga i potpuno uništite u starom računalu? Kuda odlaze ta stara računala?
Vjerojatno znate da pritiskom na tipku "Delete" dokument ne brišete nego ga prebacujete u "Recycle Bin", odnosno računalov koš za smeće. Ali, brisanjem iz tog koša za smeće još uvijek niste izbrisali dokument nego samo adresu gdje je on u računalu smješten. Postoji softver kojim ga se i dalje može pronaći. To je kao da ste iz neke knjige istrgli stranice s popisom sadržaja, ali su poglavlja ostala i dalje u njoj.
Pobrinite se da kad rashodujete računala, s njima ode samo goli hardver.
Tko održava vaša računala?
Ovo je još malo gore nego s fotokopiranjem. Zaštićujete svoje računalo lozinkom od kolega, a onda dođe nepoznati mladi lumen iz vanjske informatičke tvrtke i brzinom svjetlosti pregledava sve što ste radili zadnjih nekoliko godina. Ubrzo vam se zavrti u glavi od njegovog lupanja po tipkovnici, prozora koji lete ekranom, na svako vaše pitanje dobijete samo informatičkoj branši razumljivi odgovor pa odlučite utjehu potražiti kod manje sofisticiranog aparata – onog za kavu.
Za to vrijeme milioni podataka mogu biti poslani na bilo koji kraj svijeta i instaliran špijunski softver koji još dugo nakon odlaska onog mladog lumena šalje podatke, a da vi toga uopće niste svjesni.
Računalima se služimo svi, sve više ovisimo o njima, a samo rijetki su u stanju detektirati što se u njima događa i kako se zaštititi.
Ne možete li si priuštiti vlastitog sistem inženjera, razmislite dobro koga angažirate i koliko povjerenja u tu tvrtku možete imati.
Kako posjetitelji ulaze u vaše prostore i gdje ih primate?
Dolaze li posjetitelji sami do vaših ureda ili moraju pozvoniti pa netko ode po njih do ulaznih vrata i prati ih cijelim putem?
Što na tome putu mogu vidjeti? Kakvi su natpisi na vratima pojedinih prostorija, što stoji na vašim oglasnim pločama? Samo politika kvalitete, nagrade i priznanja ili i poslovni ciljevi, stope bolovanja i broj povreda na radu?
Posjetitelji koji idu nekom od šefova, obično pričekaju kod tajnice. Ako je dokumentacija smještena na otvorenim policama, a na hrptu svakog registratora je jasno naznačen njegov sadržaj, posjetitelj može očitati vaše klijente, da je u tijeku razvoj novog proizvoda, da se nabavlja neka nova oprema...
Kako posjetitelje primaju vaši zaposlenici? U svojim uredima ili u zasebnim sobama za sastanke?
Pustite li ih u urede, na stolovima će kao na pladnju imati poslove u tijeku, slušati će telefonske i međusobne razgovore vaših zaposlenih i u rekordnom roku prikupiti mnoštvo interesantnih podataka. Predvidite nekoliko mjesta gdje vaši zaposleni mogu primati posjetitelje. Ako nemate dovoljno zasebnih soba za sastanke poslužiti će i nekoliko fotelja u predvorju i na hodnicima.
Tko čisti prostorije?
Sjećate li se kako se je Tom Cruise u filmu "Tvrtka" dokopao povjerljivih dosjea? Naravno, preko ubačene čistačice. U eri outsourcinga, čišćenje prostorija je jedna od prvih usluga koja se prepušta vanjskim izvođačima. Svakoga dana u pet sati, vaši zaposleni napuste svoja radna mjesta, a brigada vama nepoznatih osoba luta uredima, prazni koševe za smeće i briše prašinu
s vaših stolova.
Kako izgledaju ti stolovi kad ih vaši ljudi napuste? Imaju li oni običaj pospremiti sve u ladice i ormare ili poslovi u tijeku ostaju rastvoreni po stolovima? Koje papire bacaju u koševe za smeće, što piše na žutim ceduljama po monitorima i tipkovnicama? Pospremanje radnog mjesta prije odlaska dobra je radna navika koju treba najprije uspostaviti, a onda i održavati.
Zvuči li vam sve ovo pomalo paranoično? A nismo niti spomenuli upade hakera u vaš računalni sustav, presretače e-mail poruka, drumske razbojnike u bespućima interneta koji skreću pakete informacija u svoju mrežu i samu činjenicu da svoje podatke danas možete relativno jeftino pohraniti na zakupljenim gigabajtima moćnog servera, tamo negdje u Americi.
Iako je vjerojatno nemoguće spriječiti onoga koji zaista želi nešto saznati, zašto biste mu vlastitim nemarom olakšali posao?
Autor: Olga Štajdohar Pađen
(V.K.)
Izvor:
