Svakodnevno se dosta vremena provede u čitanju i odgovaranju na velike količine e-mailova, nikada nije skrenuta pozornost na osnove uspješnog komuniciranja, a neke osobe provode čak i do 80% radnog vremena čitajući i odgovarajući na elektronsku poštu.
Iz tog razloga izuzetno je važno razvijati vještinu uspješnog komuniciranja elektronskom poštom dajući joj dimenziju koja joj pripada, a ne smije se zaboraviti kako će poruka biti percipirana te bi se trebalo pobrinuti da se maksimalno iskoriste mogućnosti i ograničenja e-pošte.
Preporuča se da prije slanja obvezno pročitate tekst poruke prije nego što ju pošaljete, pazeći na značenje, a isto tako i na ton jer jedna pogrešna riječ može pretvoriti i najbolju vijest u katastrofu. Ako imate dojam da je poruka prenagla, možda niste imali dovoljno vremena da biste išli u bilo kakva opsežna objašnjena tako da ste poslali kratak i oštar e-mail.
U slučaju da ste primili e-mail koji vas je razljutio pa ste napisali odgovor u afektu, a nakon par sati shvatili da ste pretjerali, preporučljivo je takvu poruku spremiti u draft folder te ju poslati nakon trezvenog pregledavanja. Tako ćete zaustaviti potencijalne sukobe te nepotrebne komentare.
Ako ste pak frustrirani zato što ne dobivate odgovor na poruke, naročito na one na koje očekujete odgovor u određenom roku, shvatite da je većina e-mailova potpuni gubitak vremena jer ako vaša poruka izgleda neinteresantna primatelju, gotovo je sigurno da će biti uništena istog trenutka kada je i primljena.
Kako bi privukli pozornost i osigurali se da će poruka barem biti otvorena i pročitana, napišite naslov tako da primatelj može pretpostaviti kontekst poruke.
Pri pisanju, izrazito je važno biti profesionalan, jer poruka je odraz vaše kulture i načina na koji komunicira tvrtka u kojoj radite. S obzirom da se u svakodnevnoj poslovnoj komunikaciji mailovi prosljeđuju bez nekakve posebne kontrole, poslovnost i profesionalnost je nužna uvijek, bez obzira pišete li najbližem suradniku, naređenom ili poslovnom partneru.
(T.N.)
Izvor:
Poslovni dnevnik
