Kako bi poslovni odnos direktora i poslovne tajnice ili poslovnog tajnika uspješno funkcionirao potrebno je asertivno se ponašati ili znati koristiti asertivnost u komunikaciji.
Psihologinja i profesorica Organizacijske psihologije na Učiteljskoj akademiji dr. sc. Majda Rijavec objašnjava kako asertivno ponašanje znači zauzeti se za svoja prava, izraziti svoje ciljeve i očekivanja, a pritom ne ugroziti prava druge osobe, što lijepo zvuči ali nije jednostavno.
"To znači da treba razmisliti o situaciji s kojom niste zadovoljni, a da pritom ne nastupate agresivno, ako ste jači i moćniji na hijerarhijskoj ljestvici, manipulativno ili ponizno i pasivno, ako ste slabiji.
Dakle, pokušat ćemo jasno i neposredno razgovarati, reći što mislimo i pokušati pronaći zajedničko rješenje ako je to moguće", pojašnjava profesorica Rijavec.
Prema tom obrascu, asertivan direktor pripazit će na ton kojim će jasno i izravno svojoj tajnici izraziti nezadovoljstvo obavljenim poslom. Asertivna tajnica bi jednako tako izravno i blagim tonom trebala reći da već nekoliko dana nije mogla otići na stanku za ručak jer ju netom prije stanke šef zamolio da odradi neki zadatak.
Problemi u komunikaciji mogu se pojaviti kada stigne novi direktor i tajnica se mora prilagoditi novom načinu komuniciranja. U tom slučaju tajnica treba uložiti trud u novi odnos i s novim šefom bi trebala postupati kao s novim poslom te se prilagoditi njegovu stilu rukovođenja i odmah razjasniti očekivanja.
Do zastoja u komunikaciji nastaje također između šutljivog tipa direktor i tajnice koja nikad ne dobije povratnu informaciju. Tada tajnica mora pokazati proaktivnost, pristupiti šefu i sama ga priupitati što je bilo dobro, a što bi trebalo drukčije napraviti.
Treća potencijalno loša situacija za dobru komunikaciju između tajnice i šefa jest preopterećeni šef koji nije dovoljno koncentriran i koji nema loših namjera, ali je prezauzet poslom. Tajnica u tom slučaju može ponuditi svoju pomoć, poslušati ga, ali ne zaboraviti ni na svoj posao. U takvim situacijama nesporazumi i poteškoće u komunikaciji, kaže profesorica Rijavec, mogu se riješiti uz vježbanje asertivnosti.
Međutim, za kvalitetan odnos i komunikaciju potrebno je i međusobno poštovanje. U tom slučaju i nadređeni moraju preuzeti odgovornost za dobar ili loš odnos i obratiti pozornost kako se odnose prema svojim poslovnim pomoćnicama.
Ipak, mlađe generacije direktora kao i tajnice smatraju da je dobra kombinacija kada šef tajnicu tretira kao ravnopravnu članicu tima. U tom slučaju asertivna tehnika može pomoći menadžeru da poboljša komunikaciju s tajnicom i jasnije izloži ili delegira zadatke ili pak da pristojno kritizira, a tajnicama da izravno i na vrijeme odbiju nove zadatke koje ne stignu i ne mogu izvršiti.
(V.K.)
Izvor:
Lider
