Izložba neodgovorenih mailova
Neodgovorene poruke elektroničke pošte. Strašno. One, koje ste označili znakom "hitno" i još uz to zatražili potvrdu primitka? O da, i to, naravno, baš one koje su Vama jako bitne i hitne? Dodajem: danima neodgovorene. Do te mjere da ste se pomirili s time da odgovor nikad i nećete dobiti, a ako ga i dobijete – sigurno će biti negativan. Stresno. Asociralo me na "Muzej prekinutih veza": kad bi svatko od nas uzeo jedan neodgovoreni mail, vjerujem da bismo zajedno mogli napraviti poprilično impresivnu izložbu!
Vjerujem da Vam je sve ovo prolazilo kroz glavu u onim prilikama kad ste se obratili nekome s zamolbom (ili ponudom za radno mjesto), koja je samo – potonula u bezdan tišine, bez ikakvog odgovora.
Upravo to mi se dogodilo prošlog tjedna: iako je početna komunikacija elektroničkom poštom s dugogodišnjim (renomiranim…) poslovnim partnerima krenula u lijepom poslovnom ritmu, u onom trenutku kad je pitanje "prebačeno" na odgovornu osobu, suradnica mi je rekla da odgovor od te druge osobe zatražim dodatnom porukom. Rečeno, učinjeno.
I naravno, odgovor odgovorne osobe nisam dobila. Uopće. Nikakav. Niti potvrdu da je poruka pročitana. Krasno, zar ne? I što onda pomislite? Vjerovatno, kao i ja: niz je mogućih razloga. Počevši od toga da ta osoba ima prepun ulazni pretinac pošte, možda razvrstava po prioritetu, pa samo treba pričekati dan – dva.
Možda je tišina neodgovaranja poziv na poziv. Ili je tišina samo to što jest – tišina? Možda i nečija lijenost da odgovori na poslani mail, prokrastinacija pri pogledu na zatrpani ulazni pretinac, rudimentarna nepristojnost ili izvorna bahatost? Puno "možda", zar ne? Čista nagađanja.
U stvari, prva pomisao bila mi je da je to izraz krajnjeg nepoštovanja. Krenemo li od temeljnih pravila pristojnosti u komunikaciji porukama elektroničke pošte, smatra se pristojnim odgovoriti u roku od 24 sata (više pravila možete pronaći na: http://www.hr-netiquette.org/pravila/#email). Ukoliko poruka zahtijeva duže vremena za kvalitetan odgovor, prihvatljivo je odgovoriti u jednom radnom danu na način da potvrdite primitak poruke i pružite informaciju kada ćete biti u mogućnosti odgovoriti u potpunosti. E, sad, to su pravila, a gdje je nestala pristojnost?
Uvijek me zapanje primjeri krajnjeg nepoštivanja "netiquette": zaista, u današnje doba, zar si zaista bilo tko može dozvoliti ovakvo, krajnje neposlovno ponašanje? I to bez obzira da li prodajte ili kupujete, pitate, tražite ili dajete, u bilo kojem aspektu poslovnog života. Poruke koje šaljete potencijalnim poslodavcima uključene, naravno. Što ako Vam nije jednostavno pristati na to da odgovor nećete dobiti, pa čak i ako ste to doživjeli emocionalno? Vrteći sva ova gore navedena "možda" po glavi, pa čak i još čitav niz nenapisanih?
Što napraviti? Moj prijedlog je: povucite još jedan potez prema primatelju poruke. I onda – pustite, ako nema rezultata. Jer, ionako ga neće biti. Nije vrijedno gubljenja vremena, živaca i utrošenog napora.
Vjerovatno Vam je tišina najgora moguća povratna informacija. S krajnje negativnim naglaskom. Efikasan feedback je jasan i specifičan. Tišina je višeznačajna, neizvjesna rezultata i može značiti – sve. Čisto dovoljno da pobudi sve vaše nesigurnosti i pokrene ih punom snagom!
No, priznajmo sebi: sve dok odgovora nemamo, baratamo pretpostavkama. Nesporazumi se događaju i u izravnoj komunikaciji, kamoli ne u onoj u kojoj nedostaje jedna dimenzija! A neizvjesnost nije ugodan osjećaj, priznajem, jednostavno je lakše kada dobijete bilo kakav odgovor – možete lako "zatvoriti priču" i krenuti dalje.
Upravo zato problemu neodgovorene poruke pristupila sam na sljedeći način:
Većina ljudi ne usudi se pitati zašto nisu dobili nikakav odgovor kako ne bi "ispali slabi", "jadni", ili na bilo koji drugi način ranjivi. No, ja uvijek tvrdim da niti jedno pitanje jednostavno nije – loše. I pritom ponavljam: jedno. Jer, nastavite li ponavljati pitanje pet puta ili slati višestruke poruke, onda to sasvim mijenja priču. Postaviti to neposredno pitanje znak je Vašeg samopouzdanja, pokazuje da se ne bojite odgovora, zar ne?
Pokušate li sasvim pristojno još jednom zatražiti odgovor, a i dalje ga ne dobivate – pustite. Nakon što ste napravili sve što ste mogli, vjerujem da će Vam biti lakše, jer ionako to govori više o osobi s kojom ste pokušali komunicirati, nego o Vama.
Ako ste "s druge strane", i jednostavno ne znate što odgovoriti, pa makar i to da odgovora – nemate. Kako ne zaboraviti da nekome trebate nešto odgovoriti? Označite poruku osoba kojima ste "dužni" odgovor, ili odvojite u poseban pretinac. Dovedite u red svoje razvrstavanje ulaznih poruka. Arhivirajte ono što je viška, na primjer.
U svakom slučaju, odgovorite, kratko, jasno i nedvojbeno: i Vi ćete zaustaviti daljnje lavine novih poruka, istog sadržaja…
