Jedni su petominutni, drugi nam oduzmu 'pola dana'. Kako izgledaju poslovni sastanci u vašoj radnoj okolini?
Mnogi od nas prema sastancima imaju podijeljene osjećaje. Znamo da bez sastanaka ne može, ali ne volimo im prisustvovati jer uglavnom smatramo da postoji tisuću drugih načina da bolje iskoristimo svoje vrijeme. Dio problema je što o sastancima dovoljno ne razmišljamo, kaže Donna McGeorge, autorica knjige “The 25 Minute Meeting: Half the Time, Double the Impact”, za Fast Company.
“Ljudi toga nisu svjesni”, tumači, “To je postao standardni operativni model: kad se pojavi problem, prvi instinkt je sazvati sastanak. Ljudi se ne pripreme, a onda pozovu na sastanak gomilu ljudi”.
Često uopće nema potrebe za sazivanje sastanka. Informacije su se mogle podijeliti drugim kanalima, na primjer elektroničkom poštom. “Postoji toliko različitih načina na koje možete podijeliti informacije, ovisno o tome koliko ste pametni”, kaže McGeorge. “Možete koristiti e-poštu ili alate poput Slacka, gdje možete pokrenuti ankete, dobiti mišljenja, slati video zapise. Postoji toliko drugih načina koji ne oduzimaju ni približno toliko vremena koliko ih oduzima sastanak na kojem sudjeluje šestero ljudi.”
Ipak, ponekad su sastanci nužni. Sastanci su najkorisniji kada vam je potrebna aktivna rasprava koja uključuje međusobnu razmjenu ideja. Kada stvari treba izreći izravno i eksplicitno, prenosi točka na i.
Iako je uobičajeno predviđeno vrijeme za sastanke jedan sat, McGeorge, inspirirana Pomodoro metodom Francesca Cirilla, tvrdi da je idealno vrijeme trajanja sastanka 25 minuta.
Kako odrediti trajanje sastanka i koga pozvati
Francesco Cirillo osmislio je tehniku Pomodoro za povećanje produktivnosti dok je bio student. Prema toj metodi 25 minuta je optimalno vrijeme tijekom kojeg ljudi ostaju usredotočeni na temu odnosno zadatak. Dobila je ime po timeru u obliku rajčice (talijanski pomodoro) koji je Francesco koristio kako bi radni dan rasporedio u intervale od po 25 minuta (jedan pomodoro), između kojih je imao 3 do 5 minuta odmora.
Još jedno načelo koje pridonosi McGeorgeinom predloženom trajanju sastanka je Parkinsonov zakon, koji kaže da se aktivnost produžuje kako bi se iskoristilo planirano raspoloživo vrijeme za izvršenje te aktivnosti. Ako odredite da sastanak traje jedan sat, velika je vjerojatnost da ćete pronaći teme za raspravu kako biste popunili prazninu.
McGeorge također kaže da na trajanje sastanka može utjecati i Ringelmannov efekt. Nazvana je po francuskom inženjeru agronomije Maxu Ringelmannu, koji je postavio tezu da je individualna produktivnost člana grupe obrnuto proporcionalna veličini grupe. Što je grupa veća, individualna produktivnost je manja.
“Što je veći broj sudionika sastanka, učinak sastanka je slabiji. Ako želite biti efikasni u kratkom intervalu od 25 minuta, morate vrlo pozorno odabrati koga ćete pozvati na sastanak”, razlaže Donna McGeorge.
Ona preporučuje da na sastancima sudjeluje najviše sedam osoba. “Ako ih bude više od sedam, nećete dobiti očekivani doprinos od svih.”
Kako biti učinkovit u 25 minuta
Da biste pametno iskoristili raspoloživo vrijeme, morate se unaprijed pripremiti za sastanak. Uspješan sastanak traži da odredite svrhu sastanka, sudionike i proces.
Pripremite sastanak tako što ćete odrediti što želite postići do kraja sastanka. Na primjer, želite li donijeti odluku, riješiti problem ili izraditi proračun. Što god da je, to treba definirati.
Zatim, budite sigurni da ste pozvali prave ljude i recite im što im je činiti.
“Sastanci nisu mjesto na kojem ćete gledati prezentacije”, kaže McGeorge. “Najbolji način da pripremite ljude je da im unaprijed objasnite svrhu sastanka. Jasno im unaprijed recite: ‘Želim da se pripremite za raspravu i rješavanje ovih problema [navedite ih]’.”
Treći korak u pripremi sastanka je odrediti proces, odnosno učinkovit način vođenja sastanka. Umjesto najave teme kao ishodišne točke sastanka, McGeorge preporučuje metodu “skeniraj, usredotoči se, djeluj”. U prvih desetak minuta skenirajte temu tako da svakom sudioniku date minutu da iznese svoju informaciju vezanu uz temu. Zatim neka osoba koja je sazvala sastanak sažme informacije i da povratan osvrt na informacije koje ste upravo čuli.
Preostalo vrijeme iskoristiti da osmislite akcije za rješavanje problema.
“Jasnoća plus manjak vremena rezultiraju žurnošću”, navodi McGeorge. “Ako nam je jasno što želimo učiniti, znamo što nam je cilj, a ograničeni smo vremenom (25 minuta), kod ljudi potičemo osjećaj da stvar treba žurno završiti.”
Učinak je, tvrdi McGeorge, kao kada dođete na sastanak i najavite da za pola sata imate zakazan drugi sastanak. “To kod drugih stvara obvezu da se moraju usredotočiti kako bi donijeli zaključke prije vašeg odlaska. Riječ je o tome da potaknete takvu energiju”, zaključuje Donna McGeorge.
Izvor: točka na i
