Sastanci nisu problem – ali loše vođeni sastanci jesu. Kao lideri, imate moć učiniti ih kraćima, učinkovitijima i manje iscrpljujućima.
Ponedjeljak, 9:00 – sastanak tima.
10:15 – follow-up jedan-na-jedan.
11:30 – Zoom s vanjskim partnerima.
13:00 – status update.
15:00 – „samo kratko“ brainstormanje.
16:45 – netko izgovara: „Evo, samo da skočimo na brzi call prije kraja dana.“
Kraj radnog dana. Svi su i dalje tu – fizički – ali mentalno? Iscijeđeni. Fokus ispran. Energija isparila. Produktivnost? Negdje daleko. Ako vam ovaj opis zvuči poznato, niste sami – vaši zaposlenici možda pate od tzv. meeting hangovera.
Podaci ne lažu – sastanci crpe snagu
Studije pokazuju da 28% sastanaka ostavlja zaposlenike iscrpljenima, a više od 90% radnika doživljava 'meeting hangover' barem povremeno. Gotovo polovica zaposlenika (47%) osjeća manji angažman nakon sastanka, dok više od 50% navodi da ovakva iscrpljenost remeti njihov radni tok i produktivnost.
Trebamo li jednostavno izbrisati sve sastanke iz kalendara?
Naravno da ne. Ali svakako bismo ih trebali učiniti manje zamornima, smislenijima i humanijima.
Evo 5 konkretnih savjeta za vas kao lidera, kako biste spriječili da sastanci postanu sinonim za gubitak vremena i energije:
1. Postavite jasan cilj – svaki put
Sastanak bez svrhe je kao e-mail bez poruke. Prije nego što pošaljete pozivnicu, postavite si pitanje: Što želimo postići ovim sastankom? Ako ne možete to sažeti u jednu rečenicu, možda sastanak ni ne treba održati.
2. Smanjite broj sudionika
Ne mora baš cijeli tim biti prisutan na svakom pozivu. Manji broj ljudi znači više fokusa, manje ponavljanja i veću efikasnost. Sve što je važno možete kasnije prenijeti onima koji nisu sudjelovali – jasno i sažeto.
3. Uvedite dan bez sastanaka
Jedan dan tjedno bez sastanaka – online ili uživo – može raditi čuda za fokus, duboki rad i kreativnost. Zaposlenici će vam zahvaliti, a njihova produktivnost će porasti.
4. Ne rastežite vrijeme – kraći je često bolji
Ako ste mislili da svaki sastanak treba trajati 60 minuta – niste sami. Ali niste ni u pravu. Probajte 15 ili 25 minuta. Kratki sastanci tjeraju ljude na konkretnost i smanjuju mentalni zamor.
5. Dajte prostora za pauze – posebno nakon virtualnih sastanaka
Online sastanci mogu biti čak i iscrpljujući od onih uživo. Kamera, multitasking, nedostatak neverbalnih signala... Sve to opterećuje mozak. Uvedite „tampon zonu“ od 5-10 minuta između sastanaka kako bi ljudi stigli predahnuti.
Pametnije, a ne više
Sastanci nisu problem – loši sastanci jesu. Kao lideri, imamo moć (i odgovornost) da sastančenja pretvorimo iz izvora frustracije u korisne alate za povezivanje, odlučivanje i stvaranje vrijednosti. Počnite s malim promjenama – vaši će vam ljudi (i njihova produktivnost) biti zahvalni.
