Što god o njima mislili, ne možete ih izbjeći. Sastanci su bili i ostaju sastavni dio našeg poslovnog života. Možete pisati dopise, slati e-mailove, pokušati telefonom, faxom, ali prije ili kasnije, morati ćete sjesti za stol i pogledati jedni drugima u oči.
Sastanci nam troše vrijeme, odvlače nas od drugih aktivnosti i često s njih dolazimo iscrpljeni i frustrirani. Zašto? Zato što nisu prirodna čovjekova aktivnost i zato što nas tijekom redovnog obrazovanja nitko nije podučio kako ih organizirati i kako ih voditi.
Ne govorimo sad o sastancima kao što su skupštine, okrugli stolovi, sastanci na najvišim razinama i slično – njima se bave skupine profesionalaca i oni uglavnom slijede pravila dobre pripreme i dobre organizacije.
Ovdje govorimo o običnim, svakodnevnim, radnim, ad hoc sastancima za koje nekako podsvjesno smatramo da ih ne treba posebno pripremati, već ćemo mi njih nekako odraditi. I zaista, odradimo ih, ali kako?
Evo koje su najčešće pogreške i što s njima!
Pogreška 1: Nema unaprijed definiranog dnevnog reda
Za svakodnevne radne sastanke nije uobičajeno sastavljati dnevni red i pisati pozive. Naprotiv, često se, onako u prolazu, pronese glas "u 12 imamo sastanak o tekućoj problematici" i svatko treba sam dokučiti:
Tijekom sastanka se mogu pojaviti i neke druge teme. Odajte priznanje predlagaču, zapišite ih i prebacite za sljedeći sastanak.
Korisno je imati unaprijed pripremljene materijale: Analiza problema (opis događaja, podaci, činjenice) – Prijedlog rješenja (daljnje akcije i zaduženja).
Raspravu ste tako ograničili na ispravak krivog navoda, a ako se netko ne slaže s predloženim rješenjem, prisiljen je smisliti svoje.
Pogreška 2 Ne posvećuje se pažnja prikladnosti prostorije
Dovoljno svjetla, dovoljno zraka i ne prevelika buka iz susjednih prostorija. Ali to nije sve. Dobro pogledajte prostoriju za sastanke. Je li prevelika, premala, ima li sva potrebna pomagala?
U prevelikoj prostoriji ili za prevelikim stolom sudionici će biti suviše razmaknuti i neće se stvoriti ugodna suradnička atmosfera. Preširok stol otežava dodavanje dokumentacije, zajedničko gledanje skica i grafikona. Započne li se rasprava na jednom kraju stola, drugi kraj može mirno promatrati i ne osjećati nikakvu obavezu uključiti se. Pozovite zato sudionike da sjednu bliže jedan drugome, za isti kraj stola, postavite paravane ili pronađete prikladniju prostoriju.
Premala prostorija i sjedenje preblizu može prouzročiti nelagodu i međusobnu odbojnost. Kao u autobusu u vrijeme dnevne špice – svi žele što prije van. Ovo može izgledati privlačno – sastanak neće predugo trajati. Ne zavaravajte se! Odluke donesene na brzinu i bez stvarnog sudjelovanja svih uključenih samo čudom su i optimalno rješenje.
Nadalje, prostorija treba biti opremljena pomagalima, pločom, kredom, preklopnim panoom, projektorom, grafoskopom. I nemojte se stidjeti koristiti ih.
Pogreška 3: Ne obraća se pažnja na raspored sjedenja
Pri radnim sastancima svatko zauzima mjesto koje mu se sviđa ili koje je slobodno kad dođe, izbjegavajući jedino ono koje si je dodijelio šef.
O neverbalnoj komunikaciji su napisane mnoge knjige i naučiti nešto o tome vrijedi uloženog vremena i novca. Za početak, raspored sjedenja nemojte prepustiti slučaju. Voditelj sastanka bi trebao dobro vidjeti sve sudionike, a i oni jedni druge.
Nedajte onima koji bi se mogli sukobiti da sjednu na suprotne strane stola. Isto tako one koji bi mogli stvoriti savez i djelovati protiv ostalih nastojte razdvojiti. Ne dopustite da se neka grupa izdvoji tako da ostavi prazna sjedala između sebe i drugih. Takvi si istog časa dodjele savjetodavnu ulogu i nastoje izbjeći obaveze.
Pogreška 4: Nisu prisutni oni koji su ovlašteni donositi odluke
O ovome ne treba puno govoriti. Pristanite sudjelovati u takvom sastanku i eto vas u dječjoj priči o miševima koji su odlučili mački ovjesiti zvono. Možda ste se dobro zabavili, popili kavu na račun firme, saznali nekoliko korisnih informacija, ali ćete o problemu sigurno morati razgovarati barem još jednom.
Pogreška 5: Nije raspoloživa sva potrebna dokumentacija i informacije
Nije jednostavno predvidjeti što će sve biti potrebno, ali kad sastanak krene, prekidi zbog toga što netko treba ići potražiti dodatne papire su krajnje destruktivni. Ostali počnu razgovarati o drugim temama, pale se mobiteli ili se počnete razilaziti kako bi iskoristili prekid i riješili neke druge obaveze.
Ovakva situacija se u dobroj mjeri može izbjeći ako je poznat dnevni red i sudionici su imali vremena pripremiti se.
Pogreška 6: Nema snage za zaključke
Razgovor se počinje vrtjeti u krug, svi se slažu da bi nešto trebalo učiniti, nabacuju se ideje i što bi se sve moglo napraviti, ali nitko ne preuzima odgovornost i ne podijeli konkretne zadatke. Skup se zatim prirodno raziđe, a izvještaji sudionika o tijeku sastanka i dogovorenome se znatno razlikuju.
Uzrok ovome može biti što nije prisutna osoba koja je ovlaštena donijeti odluke (vidjeti pogrešku br. 4) ili ako jest, ona iz nekog razloga izbjegava preuzeti tu odgovornost. Teško je reći što učiniti u ovakvoj situaciji i ostaje vam osobna procjena. Nije li vam stalo da se problem riješi, prepustiti ćete se struji. Ako vam ipak jest stalo, možete pokušati preuzeti vodstvo i inzistirati na zaključcima i zaduženjima.
Pogreška 7: Nema bilješke o dogovorenome
Prečesto se oslanjamo na usmene dogovore. Bilješka ne mora biti jako formalna stvar i ne bi trebao biti problem barem u rukopisu sastaviti tablicu:Aktivnost – Tko je zadužen – Rok
Pribavite potpis nadređenog i razdijelite kopije sudionicima. Vezano uz rok, još jedna napomena. Izbjegavajte "što je prije moguće". Izbor razloga – zašto nešto nije bilo moguće napraviti prije – je vrlo širok i može se razvući u nedogled. Puno je bolje reći "do srijede u 10 h, a onda tražiti dobar razlog za pomicanje.
Pogreška 8: Ne uzimaju se u obzir bilješke sa prethodnog sastanka
Zvuči nevjerojatno, ali nije neuobičajeno. Bilješka s prethodnog sastanka često sadrži neka zaduženja koja nisu izvršena i svima je neugodno sada raspravljati o tome. Ili se je pokazalo da su zaključci neprovodivi i nikakvog učinka nije bilo.
Ne osvrnuti se na bilješke s prethodnog sastanka znači stvarati lošu naviku i odašiljati poruku kako dogovori ionako nisu važni. O štetnosti ovakvog pristupa ne treba posebno govoriti.
Pogreška 9: Nisu isključeni mobiteli
Uistinu je neobično kako smo do prije koju godinu mogli živjeti bez tih zgodnih spravica, a danas mislimo, svijet stati budemo li neko vrijeme nedostupni.
Sve više se smatra nepristojim ako nam zazvoni tijekom sastanka i zato ih postavimo na vibriranje. Ako naša igračka nema tu mogućnost, isključimo zvonjavu i onda svaki čas provjeravamo imamo li koji neodgovoreni poziv. Javljamo se potiho (ne mogu sad razgovarati, na sastanku sam, nazvati ću te kasnije – kao da to druga strana nije mogla, kad se već ne javljate, i sama zaključiti).
Srećom, vrlo je malo događaja koji zahtijevaju našu trenutnu akciju (a takve će nam već netko tko nije na sastanku dojaviti). Svakako bi trebalo inzistirati da se mobiteli tijekom sastanka ne koriste, a ostale telefonske pozive netko prima i zapisuje kako biste mogli djelovati kad sastanak završi.
Pogreška 10: Nakon sastanka odmah prijeći na druge aktivnosti
Vratili ste se sa sastanka, puna vam je glava svega, a vaš kompjutor izgleda kao božićno drvce pod raznobojnim post it ceduljama. Oduprite se porivu i nemojte odmah prijeći na neku drugu aktivnost. Ispušite se malo i dok vam je sve još svježe, pregledajte bilješke sa sastanka, izdvojite svoja zaduženja, zapišite koji su sljedeći koraci, posložite korisne materijale, a sve ostalo jednostavno bacite.
Sastanak je tek sada završen.
Eto toliko. Ako sastanke ne možemo izbjeći, zašto ih ne bismo učinili ugodnijima, učinkovitijima i konačno jeftinijima?
Autor: Olga Štajdohar-Pađen
(V.K.)
Izvor:
