Svako pregovaranje je situacija je za sebe. Tijekom pregovaranja uvijek će se pojaviti više situacija u kojima od predloženih rješenja morate izabrati ono koje vam najviše odgovara. Naravno, rješenje mora odgovarati i vašem sugovorniku (ili sugovornicima).
Pregovaranje možete započeti s jednom osobom, da bi vam se tijekom pregovaranja pridružile još dvije, tri ili više njih. Pregovaranje može započeti mirno, da bi završilo svađom. Ponekad je i obrnuto. U svakom slučaju, jedno je sigurno, malo je pregovora koji su završili u istom ritmu i s istom idejom kako su i počeli.
Grupa protiv grupe
Kada birate ljude koji bi vam trebali pomoći tijekom pregovaranja, imajte na umu posebna znanja i vještine koje su vam potrebne, osobnost i ponašanje potencijalnih članova grupe, posebna organizacijska obilježja koja utječu na odabir (hijerarhija), vašu osnovnu i ukupnu pregovaračku strategiju, te dogovor koji imate sa sugovornikom o mogućoj veličini grupa.Grupni rad neizbježno stvara porast složenosti situacija, koje se mogu uspješno riješiti pripremama i disciplinom. Priprema u takvim uvjetima mora uvijek uključiti jasnu podjelu uloga, koja obuhvaća: određivanje vođe pregovaračke ekipe (tko će voditi), određivanje uloga svih članova ekipe (tko će što raditi i što reći) i određivanje odnosa unutar ekipe (kako će se glatko prenositi pravo govora tijekom pregovaranja). Niti jedno pregovaranje neće biti uspješno ako se članovi grupe budu sapletali jedan preko drugoga, govorili suprotne stvari, upadali jedan drugome u riječ (osim ako to nije tako dogovoreno), itd.
Tko treba biti vođa
Odredite uvijek osobu najboljih kvalifikacija, bez obzira na godine starosti i položaj u tvrtki, jer vođa nosi najveći teret vođenja pregovora. Za vrijeme vođenja pregovora vođa mora donositi taktičke odluke i održavati disciplinu unutar grupe. Grupa mora biti disciplinirana, budući da su zatvoreni sastanci (prije pregovora ili tijekom pauza) jedino prikladno mjesto i vrijeme za neslaganje i razmjenu neistovjetnih mišljenja unutar grupe.
Vođa grupe mora znati voditi grupu, mora znati o čemu se pregovara i mora znati pregovarati. To znači da mora donositi kvalitetne odluke pod iznimnim pritiskom, taktički voditi pregovore do zajedničkog dogovora, kontrolirati svoj temperament, biti prilagodljiv promjenama uvjeta, uspješno razlikovati činjenice od priča i, najvažnije, mora imati dokazani kredibilitet i osobno povjerenje članova grupe, ali i sugovornika. Vođa grupe treba imati autoritet za donošenje odluka kojemu se članovi grupe moraju povinovati inače može doći do otvorenih sukoba unutar grupe, a onda vaši sugovornici mogu mirno "ujahati u dvorac" koji ste pregovorima trebali obraniti.
Kako članovi grupe pridonose uspjehu pregovaranja
Nema mnogo smisla formirati grupu samo zato da brojem budete jednaki drugoj grupi. Dobro informirana i pripremljena grupa ne mora biti brojčano identična onoj s druge strane. Brojnost ne pruža nikakvu dodatnu sigurnost, stvara samo troškove. Pregovori oduzimaju mnogo vremena i ljudi koji vam nisu potrebni mogu raditi nešto drugo, produktivnije. Osim toga, ljudi koji nisu izravno uključeni u pregovore, već samo statiraju zbog brojnosti obično ne mogu odoljeti iskušenju da se umiješaju (smatrajući da mogu bolje), najčešće u nepovoljnom trenutku. Ponekad, u ekstremnim slučajevima, čak pokušavaju preuzeti mjesto vođe grupe, što je prvi korak ka neuspjehu.
Stvarate li grupu za pregovore, morate imati osobu koja percipira cjelinu (sintetički tip) i osobu koja percipira detalje (analitički tip). Od velike je pomoći i osoba zadužena za rezimiranje. Sažimanje donosi korisne i potrebne predahe, smanjuje napetost, usmjerava pregovore na osnovna pitanja i pokazuje da slušate što govore članovi druge grupe. Bit će vam potreban i promatrač. Uvijek je lakše analizirati pregovore s promatračkog stajališta. U pauzama će biti prilike da promatrač pridonese ocjeni stanja te da iznese prijedloge za naredne postupke.
Od stručnjaka i specijalista mogu se zatražiti savjeti, kada ih pozovete da se uključe u diskusiju zbog nekog detalja u pregovorima. No, specijaliste trebate pripremiti za njihov dio priče ranije, na zajedničkim sastancima, budući da su nepripremljeni ili djelomično pripremljeni pojedinci opasni saveznici, koji mogu upropastiti vašu pregovaračku poziciju kada počnu razglabati o detaljima koji otkrivaju novosti pogodne za drugu grupu.
Grupa protiv pojedinca
Ukoliko sjedite nasuprot grupi i pregovarate, pokušajte iskoristiti moguću neusklađenost grupe. Prepoznate li pojedince koji čine slabiji dio grupe, pokušajte izvršiti pritisak na njih i saznati što više pojedinosti koje vam mogu pomoći da budete ravnopravni. Kada ste iskusan pregovarač, brojčana nadmoć grupe ne mora biti njihova prednost. U svakom slučaju, uvijek sjednite nasuprot vođi grupe, rasporedite najveći dio snage na njega (ili nju), prepustite pričanje sugovornicima i ne dopustite da pregovori dugo traju.Ako ništa drugo, brojčana nadmoć omogućuje fizičko iscrpljivanje pojedinca pa je dobro paziti na vrijeme.
Naravno, ako ste, pak, dio ili vođa grupe, nastojat ćete koncentraciju sugovornika "razbiti" čestim upadima koji će odvući pozornost sugovornika od vašeg stvarnog cilja, izmjenama članova grupe koje će umoriti vašeg protivnika, a vrijeme pregovora nećete ograničiti.
Grupa može pripremiti predstavu za pojedinca, kojom bi ga navela na određene ustupke. Predstava "dobar momak - loš momak" najčešća je i najbolje uspijeva protiv umornih, nepripremljenih ili zaplašenih pregovarača. Riječ je o predstavi u kojoj dva pregovarača iz grupe izmjenjuju dva stila pregovaranja. Jedan pregovarač je tvrd, beskompromisan, agresivan i nepopustljiv (to je loš momak), a drugi je mekši, kooperativniji i skloniji dogovoru s vama (to je dobar momak).
Vi, naravno, više volite poslovati s naizgled "mekšom" osobom, ali dobar momak kaže da mu "ruke veže" loš momak. Htio bi vam pomoći, ali u tome mu treba vaša susretljivost. Tako ćete popustiti dobrom momku i približiti se njegovim ciljevima više nego što ste kanili, tješeći se da je to ipak puno manje nego što biste morali učiniti da udovoljite grubijanu, koji se samo dere i postavlja neprihvatljive uvjete.
Znate što? Prešli su vas. Ta predstava je zamka u koju ste uletjeli. Nijedan od njih nije niti bolji niti gori od onog drugog. Budite sigurni da će kasnije usporediti iskustva, smijati se vašem zbunjenom licu i nazdraviti još jednom jadniku kojeg su "skuhali" na istu foru.
Svađa
Ako ste gledali dokumentarne filmove o ponašanju životinja tada ste primijetili da su posebno glasne kada su uplašene ili agresivne. Vrištanje majmuna, rikanje lavova ili lajanje pasa posebno se pojačava strahom. Isto je i s ljudima. Vikanje na sugovornika najčešće je odraz straha. Pregovarač može biti uplašen za svoju poziciju, da ne izgubi pregovore ili zato jer više nema argumenata koji bi prevagnuli pregovore u njegovu korist, pa započinje svađu.Budući da je agresija najčešća posljedica straha, možete biti (gotovo) sigurni da vikanje vašeg sugovornika već uključuje agresivnost i da ste potakli temu koja dovodi do njegova straha. I zato nikako ne smijete vikati na sugovornika. Naprotiv, zašutite, dopustite mu da se izviče do kraja i tada što smirenijim glasom nastavite pregovore kao da se ništa nije dogodilo. Dopustite udarac šakom u vodu, a vi budite voda. Apsorbirajte udarac, kao da ga nije ni bilo, a sugovorniku prepustite da od siline udarca "uleti" na vaš "teritorij". Jednom kad je na vašem "teritoriju" onda vi određujete pravila igre.
Obrnuto, prihvatite li vikanje, tada je vaš sugovornik uspio prenijeti barem dio straha i negativnih vibracija na vas i udaljiti vašu koncentraciju s teme koja je nepovoljna za njega na običnu svađu.
Kada netko viče na vas, prepoznat ćete nagonski da je to znak agresije i prpremit ćete se na obranu. Pri tome više neće paziti na tekst vikanja. To znači da ni vas ljudi neće slušati ako na njih agresivno vičete. I stoga, ako želite da vas čuju, ne vičite. Govorite smireno i razumljivo, tada su najveće šanse da osoba, koja vas sluša, u potpunosti shvati (i prihvati) vašu poruku.
Rasprava i svađa načini su da se dođe do konačnog cilja. Pregovarate li kao dio tima, ovaj dio pregovora obavite zajedno sa svojim timskim kolegama dalje od tuđih očiju i ušiju, prije nego što sjednete za pregovarački stol s poslovnim partnerima. Za vrijeme pregovora s drugima morate djelovati poput dobro uštimanog i podmazanog mehanizma, a ne poput kumice na placu. No, ako je to dio vaše pregovaračke taktike, onda je to druga priča. Često s upitnim završetkom.
Autor: mr. sc. Saša Petar
(V.K.)
Izvor:
