Pravilno upravljanje vremenom utrostručuje kreativne kapacitete

Zamisao o vremenu kojim se može svjesno upravljati, doživjela je pravi procvat posljednjih dvadesetak godina u SAD-u i Velikoj Britaniji, a glavna postavka cijele teorije jest to da današnji čovjek ne zna učinkovito upravljati svojim vremenom, što ga sprječava da maksimalno učinkovito iskoristi poslovne i ljudske kapacitete.

Teoretičari su izračunali da se pravilnim upravljanjem vremenom, čovjekovi kreativni kapaciteti mogu utrostručiti, a vještina upravljanja vremenom danas je postala zanimanje za koje se obučavaju posebni treneri specijalizirani za pojedina područja života i rada. No, uz malo dobre volje svaka osoba može i sama shvatiti temeljna načela te ih primijeniti na svoju životnu situaciju.

Prvo se mora steći svijest o tome koliko je vrijeme dragocjeno te da je vrijeme koje nam je na raspolaganju, ipak ograničeno, a to, između ostaloga, podrazumijeva nastojanje da ne dopustimo drugima nepotrebno trošenje našeg vremena. Ključ uspješnog upravljanja vremenom je stvaranje kratkoročnih i dugoročnih ciljeva, prema kriteriju prioriteta te prema strategijama djelovanja.

Jasni planovi povećat će učinkovitost i spriječiti nepotrebno rasipanje vremena u radnom procesu, a stručnjaci time managementa savjetuju da je za pronalazak dodatnog vremena u danu potrebno posegnuti za tzv. skrivenim vremenom. To je ono vrijeme u koje se ubrajaju svi dijelovi dana kada ne radimo ništa, primjerice vrijeme provedeno u čekanju na red kod zubara, javni prijevoz ili pak omiljenu televizijsku emisiju.

Dodatno vrijeme moguće je pronaći i tako da se odredi dan u tjednu kada se ustaje sat vremena ranije ili kreće na počinka sat kasnije nego obično. Zadaće se trebaju rješavati postupno, ali nikako nije preporučljivo čekanje da se one nagomilaju kako bismo ih tek tada riješili.

Važno je i osobe koje nas okružuju naučiti da štede naše vrijeme, a zbog toga ih moramo naviknuti da nas oslobode nepotrebnih obveza koje nisu dio našeg područja rada.

Sljedeći važan korak je učenje o ulaganju u vrijeme kako bismo na njemu uštedjeli. Nužno je vrijeme i novac svjesno ulagati u ovladavanje novim vještinama i tehnologijama, što će omogućiti znatno veću učinkovitost na poslu.
Jedna od vještina upravljanja vremenom jest i postojanje rezervne varijante. Prema jednom od temeljnih načela, poslovni sastanci služe isključivo za rješavanje problema, a sve informacije o pojedinom poslu treba unaprijed priopćiti kolegama e-poštom, telefaksom ili telefonom.

Ovo su glavne postavke time managementa koje se u praksi razrađuju do najsitnijih detalja ovisno o području, a namijenjen je svim osobama, od biznismena, domaćica, sportaša, do studenata i đaka, odnosno svima koji žele kvalitetnije organizirati svoje vrijeme.

Osnovna preporuka stručnjaka poslovnim ljudima

Odvojite vrijeme za slanje i primanje e-pošte, a dva termina dnevno trebala bi biti dovoljna.

Utvrdite što na poslu posebno dugo odgađate jer je odgađanje izvršenja zadataka uzrok pada učinkovitosti u poslovnom i osobnom životu pa ga probajte uočiti i rješavati prije svega ostaloga.

Papirima rukujte samo jedanput, istraživanja provedena u SAD-u pokazala su da većina menadžera pojedine papire sa svoga radnog stola uzme u ruke od 30 do 40 puta prije nego što nešto s njima učini.

Ne koristite svoj radni stol kao odlagalište, već papire kojima se ne želite baviti odmah odložite u posebnu, za to predviđenu mapu.

Izbjegavajte nazivati poslovne suradnike ponedjeljkom ujutro ili petkom poslijepodne ako nije riječ o hitnom poslu, statistike pokazuju da su ponedjeljkom ljudi najviše zauzeti poslovnim obvezama, a petkom popodne su mislima već na slobodnom vikendu.

Jedan sat u tjednu posvetite uređenju ureda jer urednost osigurava preglednost, a preglednost omogućava upravljanje vremenom.

Vrijeme predviđeno za sastanke planirajte prema kriteriju prioriteta poslova, a određivanje prioritetnih zadataka donijet će veće rezultate i pokrenuti nove projekte i ljude.

Tijekom poslovnog sastanka pronađite vremena za kratak pregled odrađenog dijela, čime se osigurava učinkovito i potpuno odrađivanje preostalog dijela sastanka.

Sastanci neka traju do 45 minuta, a samo ako je materija iznimno zahtjevna, najviše do 75 minuta. Važne poslove obavljajte rano ujutro jer se vrijeme za obavljanje teških poslova pronalazi sve teže kako dan odmiče.

(T.N.)

Izvor:
Poslovni dnevnik