U nastojanju da poslovanje učine efikasnijim, i hrvatske tvrtke postaju svjesne prednosti novih rješenja i polako digitaliziraju nepregledne i nabacane gomile papira.
Uz pomoć suvremene informacijske tehnologije moguće je pretvoriti svu dokumentaciju u elektronički oblik i pohraniti nekoliko stotina kilograma papira na jedan HDD, CD ili DVD disk.
Osim što je čuvanje i upotreba dokumentacije u takvu obliku mnogo jednostavnija i jeftinija, ona je preko informacijskog sustava dostupna svim računalima u tvrtki, uz određene ovlasti.
Da bi se izbacila većina papira iz ureda, valja formirati središnju bazu u kojoj bi se pohranjivali svi dokumenti. Sve što zaposlenik mora učiniti, jest skenirati željeni dokument na multifunkcijskom uređaju, na izborniku odabrati da ga želi spremiti u 'bazu znanja', a ostalo je automatizirani proces.
Brojne su prednosti takve baze nad klasičnom gomilom papira: brže pretraživanje dokumenata; stvaranje opsežne baze podataka s dokumentima starim i nekoliko godina; cijela skupina korisnika može istodobno rabiti dokumente iz baze znanja.
Informacijski sustav omogućuje trenutačno pretraživanje dokumentacije prema nazivu, autoru, vrsti, ključnim riječima, opisu, vremenskim intervalima, svrsi, primatelju itd., a takva dokumentacija lako se može uvećavati, smanjivati, udvostručivati, rezati ili pak otisnuti na papir.
Prednosti elektroničkog upravljanja dokumentima:
(A.T.)
Lider
