Najčešći oblik timskog rada – sastanak – gubitak je vremena ako voditelj sastanka nije dobro odradio pripreme i ulogu medijatora.
Iako nas literatura uči o različitim podjelama sastanaka, primjerice, prema broju sudionika (mali, veliki sastanci, sjednice, kongresi…), načinu rada (formalni, neformalni), ciljevima (informativni, eksplorativni, sastanci stručnog tima…) i slično, obično ih dijelimo prema najjednostavnijem kriteriju: "Je li mi ovaj sastanak bio zanimljiv i koristan ili ne?". Pozitivan odgovor najčešće dobivaju sastanci kraćeg trajanja, jasnih uloga u timu i strukture, ispunjeni korisnim informacijama i konkretnim zadacima, uz pozitivnu i entuzijastičnu radnu atmosferu.
Sastanci su danas najčešći oblik timskog rada u većini organizacija čiji je osnovni cilj dogovaranje, donošenje odluka i rješavanje problema. Nažalost, često traju predugo, znaju biti naporni i zamarati sudionike, a ponekad nisu ni učinkoviti u ispunjavanju ciljeva, piše Ivana Delač Horvatinčić u Business.hr-u.
Ako sastanak ne donosi očekivane rezultate, za sudionike je gubitak vremena, čime i organizaciji nanosi štetu jer su sudionici vrijeme provedeno na lošem sastanku mogli utrošiti u druge poslovne aktivnosti. No, kako ponekad rezultati nisu odmah vidljivi, kako znati da su nam sastanci neučinkoviti?
Prvi "simptom" neučinkovitih sastanaka jest kašnjenje (ili čak nedolaženje) sudionika, čime se pokazuje njihova nemotiviranost te nedostatak percepcije važnosti sastanka i problema zbog kojeg je sazvan. Ta motivacija djelatnika ovisi ponajprije o dotadašnjem iskustvu sa sastancima; ako traju predugo i nisu dobro organizirani (previše se vremena troši na jednu točku dnevnog reda, zbog čega se ostale točke prelete, ne po-stoji konstruktivna rasprava, samo jedna osoba dominira sastankom dok ostali šute, voditelj nameće odluke…), sudionici se počinju osjećati frustriranima i doživljavaju sastanak dosadnim te gubitkom vremena.
Hoće li sastanak biti učinkovit ili ne, uvelike ovisi o voditelju sastanka, koji je odgovoran za pripremu i vođenje sastanka te za analizu njegovih rezultata. Da bi u tome bio uspješan, voditelj najprije treba, u skladu s osnovnim ciljevima, odrediti vrstu sastanka i sve daljnje korake prilagoditi tome (primjerice, sastanci na kojima je velik broj sudionika, poput sjednica ili kongresa, obično imaju informativni karakter, dok je za rješavanje konkretnih problema učinkovitiji manji broj ljudi na sastanku kako bi svatko mogao iznijeti svoje ideje).
Treba unaprijed odrediti dnevni red, okvirno isplanirati redoslijed rasprave i postaviti rokove. Ako je ikako moguće, dnevni bi red sudionicima trebao biti dostupan unaprijed kako bi se mogli pripremiti, što će im omogućiti da znaju koje argumente i ideje žele iznijeti te da to učine na adekvatan i smislen način. Valja predvidjeti trajanje svakog dijela sastanka, donesene zaključke jasno formulirati te postaviti konkretne kriterije za provjeru rezultata i, po potrebi, podijeliti sudionicima jasne zadatke i rokove.
Uz organizacijsku, najveća je uloga voditelja medijatorska; on treba kontrolirati tijek sastanka i reakcije sudionika, poticati slobodno i ravnomjerno iznošenje mišljenja, usmjeravati argumentiranu raspravu, sažimati rečeno i poticati donošenje konkretnih zaključaka. Ako ste voditelj sastanka, tražite od sudionika da ne kasne, upoznajte ih unaprijed s dnevnim redom, odredite jasne ciljeve i pazite da se svi drže zadane teme.
Disciplina na sastancima vrlo je važna; sve nas iritiraju sastanci na kojima više ljudi govori istodobno, upadaju jedni drugima u riječ ili nas ignoriraju kad pokušavamo nešto reći. No, pri očuvanju discipline i svog autoriteta kao voditelja sastanka pazite da time ne oštetite radnu atmosferu; ljudi su produktivniji i motiviraniji kad su opušteni, pa je korisno ozbiljan ton sastanka ublažiti pokojom šalom.
Naposljetku, korisno je napraviti zapisnik sastanka i dostaviti ga sudionicima kao podsjetnik na dogovorene zaključke i daljnje zadatke. Takav je zapisnik na sljedećem sastanku dobro revidirati kako bi se utvrdio napredak prema ostvarenju ciljeva i povećala motivacija sudionika. Svi mi volimo kad se neki naš uspjeh naglasi, a neugodne su nam situacije kad se govori o našim neuspjesima; ako znamo da će se rezultati naših zadataka obznaniti na idućem sastanku, bit ćemo motiviraniji za njihovo ispunjavanje. (T. B.)
Izvor: Business.hr
