Delegiranje je odluka koje ćete zadatke i kome predati, a koje zadržati na sebe
Pošteno delegiranje može značiti i prepuštanje zadataka koje volite. Ponekad, ako se neke stvari nemaju kome delegirati, može značiti i da ćete sami morati raditi neke niže rangirane poslove, barem privremeno.
Delegiranje je više od prebacivanja zadatka – njime istovremeno tražite od člana tima da preuzme izvođenje zadatka i ovlašćujete ga da djeluje u vaše ime. No, vi ste i dalje odgovorni i morat ćete snositi posljedice.
Što treba delegirati?
Napravite popis zadataka od kojih se sastoji vaša uloga. Razmotrite plan vlastite karijere i odredite koje vam vještine moraju ostati svježe. Odlučite što morate napraviti sami, a što bi mogao napraviti i netko drugi, čak i ako će to značiti početni pad kvalitete ili brzine.
Delegirat ćete i ovlasti koje zadatak uključuje i njegovo izvršenje pa odaberite zadatke koji su do neke mjere cjeloviti. Primjerice, bit će lako delegirati izvještaj o tjednom prihodu od prodaje, no gotovo nemoguće svoj odnos s važnim kupcem. No delegiranje cijelog zadatka pomoći će razvoju pojedinca i stvoriti osjećaj postignuća.
Neki menadžeri delegiranje smatraju prilikom da se riješe svih zadataka koji su im suviše dosadni ili teški. Izbjegnite ovu zamku – jer će vas tim prozrijeti. Delegiranje mučnih zadataka smanjit će motiviranost, a delegiranje preteških je opasno, jer će vam potkopati autoritet u timu.
Raspodjela zadataka
Odluka o tome tko će preuzeti odgovornost za zadatak ne sastoji se samo od procjene sposobnosti, iako je ona ključni sastojak. Odaberite člana tima koji već posjeduje potrebno znanje i vještine ili ih podukom ili treningom može lako steći.
Treba u obzir uzeti i druge čimbenike, poput načina na koji će član prihvati dodatnu nadležnost. Neki će je prihvatiti oduševljeno, kao dio osobnog razvoja. Drugi će to doživjeti pritiskom i oduprijeti se dodatnom poslu. Oni trebaju obaviti svoj dio posla u timu, no neće biti prvi izbor kad budete delegirali dijelove svoje uloge.
Sljedeći je čimbenik mogućnost da član tima kojem namjeravate delegirati zadatak može dio svog posla delegirati drugom. U pravilu, delegiranje treba poticati, koliko to god vještine dopuštaju. Ako nađete optimalnu razinu delegiranja, ne samo da ćete sami raditi djelotvornije, već ćete i motivirati i razvijati tim.
Strukturirano delegiranje
Član tima mora shvaćati što je i zašto delegirano. Morate precizno odrediti ograničenja ovlasti, tako da pojedinac može stvoriti sliku zadatka, konteksta i svog mjesta u njemu. Objasnite kako ćete nadgledati zadatak i procijeniti učinak.
Budite spremni prilagođavati svoj stil: iznimno samopouzdana osoba može vam zamjeriti "uplitanje". Od samog početka jasno odredite način nadzora, no naglasite i da ste na raspolaganju za pomoć i savjete. Tako ćete lakše spriječiti stanje u kojem ćete smatrati da član tima prekoračuje granice, dok će on misliti da se vi nepotrebno uplićete.
Konačno, neka svi kojih se tiče nova podjela nadležnosti o tome budu obavješteni – djelomično zato da izbjegnete zbrku, a i kako biste pojedinca motivirali javnim priznanjem.
Procjena
Kad je delegirani zadatak obavljen, važno ga je ocijeniti. Usredotočite se na ono što je bilo dobro. Tako ćete dobiti korisne smjernice za buduće odluke o delegiranju, a i pomoći pojedincu u osobnom razvoju. Na ovom stupnju možete i razmisliti postoji li potreba za trajnom promjenom uloge pojedinca.
Izvor: "Priručnik za menadžere", R. Heller (Izdavač: Profil International, 2003.)
