Iako ih nitko od nas ne voli, svi mi povremeno vodimo teške razgovore sa suradnicima. Općenito, svjesni smo kako je pokretanje konstruktivne komunikacije važno za poslovni uspjeh. Međutim dok jedni izbjegavaju ovakve razgovore pod svaku cijenu, drugi u njih ulijeći "naoružani i spremni". Treći pak nastoje preskakati s teme na temu i nikoga ne povrijediti.
Niti jedna od ovih strategija vas neće dovesti do željenog cilja, tako da bi možda bilo najbolje odustati od svih namjera.
Stoga vam donosimo pet naputaka za vođenje učinkovitih i konstruktivnih razgovora u teškim situacijama:
1. Pravovremeno upozorite.
Element iznenađenja neće vam ići na ruku. Nikako ne želite ocrniti drugu stranu te se stoga preporuča da ju zamolite za drugi, privatni, sastanak kako bi raspravili o problematici. Iznesite im svoje viđenje problema te im dajte vremena da o tome razmisle kako biste već pri slijedećem susretu mogli u miru raspravljati.
2. Imajte plan napada.
Nakon što razmislite što biste odgovorili, sjednite i zapišite misli na papir. To će vam pomoći da ublažite reakciju. Ukoliko niste sigurni u ono što drugoj strani želite poručiti, zatražite mišljenje osobe od povjerenja. Međutim, budite sigurni kako toj osobi možete zaista vjerovati, jer povjerljivost ponekad može biti kritična, a vi nikako ne želite dodatno zakomplicirati cijelu situaciju.
3. Budite spremni na nastavak.
Imajte na umu kako jedan razgovor možda neće riješiti cijelu stvar, već će se taj proces ponavljati. Zapamtite kako su teški razgovori ponovljivi, a često podrazumijevaju i sudjelovanje većeg broja ljudi ili cijelih odjela kako bi se uspješno priveli kraju.
4. Pozovite posrednika.
Ukoliko imate osjećaj kako bi se predstojeći razgovor mogao pretvoriti u "vruću kašu", zamolite osobu u koju imate povjerenja da u trenutku razgovor a bude prisutna, kako bi održavala situaciju na pristojnoj razini. Moguće je da će se zbog prisustva druge osobe, sam suparnik često ponašati pristojnije, pa će se različita mišljenja moći izgladiti na bezbolniji način.
5. Uvjerite se u ispravnost pretpostavki. Često smo skloni zaključiti kako raspoznajemo motivaciju drugih te brzamo sa zaključcima oko postupaka ili ponašanja drugih osoba. Kako bi izbjegli ovakvu pogrešku ne opterećujte se razmišljanjem tko je u pravu, već nastojte u potpunosti razumjeti drugu stranu. Budite iskreno zainteresirani, što će vam pomoći u percipiranju cijele situacije. Odvajanje činjenica od pretpostavki je ključ stvarnog razumijevanja. Česta pitanja također prekidaju "igru krivnje" i stvaraju okružje povjerenja umjesto sumnje.
Naoružani ovim savjetima, bit ćete spremni za slijedeći težak razgovor s kolegom ili klijentom. Usto bit ćete bliže i postizanju pozitivnog rezultata.
(V.K.)
Izvor:
Monster
