Svi smo na vlastitoj koži osjetili problem prekratkih vremenskih rokova, zadataka koji su trebali biti gotovi jučer i novih kojima je rok sutra... Osjećate kako ste sve nervozniji, koncentracija pada a razina komunikacije je zabrinjavajuća.
Vremenski rokovi najtvrdokorniji su izvor pritiska i stresa na radnom mjestu, a nastaju kao posljedica percepcije da trebate obaviti previše toga u premalo vremena.
Što je u pristupu ovome problemu bilo zajedničko Dwightu D. Eisenhoweru i dr. Stephenu Corveyu (autor knjige "7 navika uspješnih ljudi")? Ideja razdvajanja stvari na hitne i bitne!
Bitne aktivnosti imaju ishod koji vodi do postizanja vaših ciljeva. Hitne aktivnosti zahtijevaju vašu pažnju odmah i obično su povezane s ostvarivanjem nečijih tuđih ciljeva ili s problemom ili situacijom koje trebate žurno razriješiti. Vaša koncentracija treba biti usmjerena na ove aktivnosti jer i posljedice njihovih nerješavanja - nastupaju odmah.
Matrica hitno/bitno dobra je pri razmišljanju o prioritetima. Pomoću nje možete izbjeći uobičajenu zamku razmišljanja o hitnim aktivnostima tako da vam ostane vremena baviti se onime što je zaista važno. Na ovaj način iz pozicije "gašenja požara" prelazite u fazu u kojoj možete razvijati svoj posao i karijeru.
Kako matrica radi za vas?
Napravite listu zadataka i projekata koje mislite da trebate obaviti u zadanom vremenskom roku, recimo unutar tjedan dana. Svakom zadatku dodijelite stupanj važnosti, na primjer, koristeći skalu od 1 do 5. Zatim svakom zadatku dodijelite i stupanj hitnosti po istoj skali.
Upišite zadatke u odgovarajuća polja matrice:
Pogledajte sada i plan akcije za svako polje matrice:
Hitno i bitno: zahtijeva vašu maksimalnu pozornost. Ovo polje je prioritetno i posvetit ćete mu najviše pažnje i vremena, odmah! Razmislite o tome kako možete napraviti plan događanja za slične aktivnosti kako se ne bi ponovo doveli u vremenski škripac.
Nije bitno ali je hitno: ove aktivnosti mogu biti izvorom odvlačenja pažnje od stavke 1. Razmislite mogu li se pomaknuti rokovi ili može li netko drugi obaviti ove aktivnosti. Delegirajte ih, ako je to moguće. Uobičajen izvor ovih aktivnosti su drugi ljudi u vašem uredu – ohrabrite ih da sami riješe problem.
Alternativno rješenje može biti i da odvojite i specificirate vrijeme kada vam se drugi mogu obratiti po ovakvim i sličnim pitanjima. Ne dozvolite da to vrijeme bude cijeli radni dan!
Bitno ali manje hitno: ovo su aktivnosti za koje možete izraditi plan unaprijed. Osigurajte dovoljno vremena kako se ne bi doveli u situaciju da te aktivnosti postanu hitne. Napišite vremenski slijed i faze rješavanja problema i nastojte ih se pridržavati. Zapamtite: trebate uplanirati i vrijeme za nepredviđene probleme i situacije.
Na ovaj način ćete maksimizirati svoje pridržavanje rasporeda i izbjeći stresnu situaciju da vam radni zadaci postanu više hitni nego bitni. Edukacije, treninzi i usvajanje novih znanja aktivnosti su ovog kvadranta koje često zaboravljamo, a preduvjet su za efikasnije obavljanje posla.
Nije bitno i nije hitno: pokušajte izbjeći! Ovakve aktivnosti samo odvlače vašu pažnju i, ako je to moguće, nastojte ih izbjeći. Neke je moguće jednostavno ignorirati. Neke su aktivnosti koje drugi ljudi očekuju od vas da ih obavite ali koje neće pridonijeti vašem ostvarenju željenih ciljeva. Možete ljubazno ali čvrsto reći i "ne, hvala"...
Matrica hitno/bitno pomaže vam da sastavite svoju listu zadataka prema prioritetima važnosti i vremenske hitnosti i da vrlo brzo sagledate čemu trebate posvetiti najviše pažnje.
Sagledavanjem prioriteta pomoću matrice možete osloboditi vrijeme za uistinu bitne zadatke, a u isto vrijeme raditi na postizanju ciljeva koje ste sami postavili. Poslovni trener može vam pružiti još niz korisnih alata kojima će ostvarivanje vaših ciljeva biti još uspješnije.
U sljedećem članku pročitajte: Izbjegnite grupno razmišljanje u timskom radu...
